Wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych (IOD) i zawiadomienie Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)
31 sty 2020
Zarówno prawo polskie, jak również prawo europejskie nie wskazują na jakikolwiek akt wewnętrzny Organizacji dotyczący wyznaczenia osoby do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych. Niemniej jednak, sugeruje się, aby taki dokument o wyznaczeniu danej osoby (np. w formie uchwały, zarządzenia) potwierdzał jej powołanie, w tym wskazywał datę rozpoczęcia pełnienia przez nią tej funkcji.
Organizacja wyznaczająca osobę do pełnienia funkcji IOD jest zobowiązana zawiadomić Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o tym fakcie. Termin do złożenia ww. zawiadomienia wynosi 14 dni licząc od dnia wyznaczenia takiej osoby. W zawiadomieniu należy podać imię, nazwisko i adres poczty elektronicznej lub numer telefonu IOD.
Zgodnie z art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych „w zawiadomieniu wskazuje się:
1) imię i nazwisko oraz adres zamieszkania, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna,
2) firmę przedsiębiorcy oraz adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą,
3) pełną nazwę oraz adres siedziby, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest podmiot inny niż wskazany w pkt 1 i 2,
4) numer identyfikacyjny REGON, jeżeli został nadany administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu”.
W przypadku zmiany wyżej wskazanych danych oraz odwołania inspektora z funkcji, należy powiadomić o tym fakcie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w terminie 14 dni od dnia zaistnienia zmiany lub odwołania.
WAŻNE:
Zawiadomienie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych sporządza się w postaci elektronicznej i opatruje się podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Zawiadomienia w formie elektronicznej składa się za pośrednictwem serwisu informacyjno-usługowego dla przedsiębiorcy: biznes.gov.pl wykorzystując następujące wzory dokumentów:
- zawiadomienie o wyznaczeniu nowego inspektora ochrony danych,
- zawiadomienie o zmianie danych kontaktowych dotychczasowego inspektora ochrony danych,
- zawiadomienie o odwołaniu dotychczasowego inspektora ochrony danych,
- zawiadomienie o odwołaniu dotychczasowego inspektora ochrony danych i wyznaczeniu nowego,
- zawiadomienie o zmianie danych administratora (posiadającego inspektora ochrony danych).